Neben der mündlichen Abmahnung kann auch schriftlich abgemahnt werden. Die schriftliche Abmahnung ist vergleichbar mit der gelben Karte im Fußball, denn sie stellt in beiden Fällen eine Verwarnung für einen vermeintlichen Verstoß dar.
Weiß der Fußballspieler jedoch dass er im Wiederholungsfall vom Schiedsrichter die gelb-rote Karte gezeigt bekommt und deshalb das Spielfeld verlassen muss, so muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in der schriftlichen Abmahnung darauf hinweisen, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.
Es stellt sich zunächst die Frage, ob der Arbeitnehmer vor Ausspruch der Abmahnung von dem Arbeitgeber zu dem Vorfall angehört wurde.
Wurde der Arbeitnehmer nicht angehört ist dieser formelle Fehler jedoch für den Arbeitgeber ohne Wirkung, denn nach der neusten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes erfüllt eine formell unwirksame Abmahnung auch die erforderliche Warnfunktion für eine spätere Kündigung.
Aus diesem Grunde ist es für den Arbeitnehmer in jedem Fall ratsam – auch dann wenn er die Abmahnung als berechtigt ansieht – eine schriftliche Gegendarstellung abzufassen, die vom Arbeitgeber zur Personalakte genommen werden muss. Damit kann der Arbeitnehmer die Hindergründe seines Verhaltens in der abgemahnten Situation aus seiner Sicht noch einmal ausführlich darlegen und es dient ihm als Gedankenstütze, wenn der Fall der Fälle eintreten sollte und nach der Abmahnung die verhaltensbedingte Kündigung folgt.
Da dies auch noch nach zwei Jahren der Fall sein kann, dient die Gegendarstellung dem Arbeitnehmer auch als Gedankenstütze.
Der Arbeitgeber muss in einem Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass die zuvor ausgesprochene Abmahnung in jedem Fall sachlich berechtigt war.
War die Abmahnung sachlich unberechtigt, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf deren Rücknahme und Entfernung aus der Personalakte, weil diese zu Unrecht ausgesprochene Abmahnung sein Persönlichkeitsrecht verletzt.