Die Anmeldung einer Prokura beim Handelsregister muss nach deutschem Recht in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden, in der Praxis erfolgt dies regelmäßig über einen deutschen Notar. Auch ausländische Notare oder Online-Beglaubigungen können nur dann verwendet werden, wenn Verfahren und Stellung des ausländischen Notars den deutschen Vorgaben gleichwertig sind; ob dies im Einzelfall erfüllt ist, prüft das zuständige Registergericht.
Wer hier unpassende oder nicht gleichwertige ausländische Online-Lösungen nutzt, riskiert die Zurückweisung der Anmeldung und damit Verzögerungen. Für eine rechtssichere und zügige Eintragung empfiehlt sich daher in der Regel die Beglaubigung durch einen deutschen Notar.
Prokura anmelden: Das Wichtigste im Überblick
- Ohne korrekte Anmeldung kann die Prokura nach außen noch weiter wirken – das kann teure Verträge und Haftung auslösen.
- Prokura heißt: Jemand darf das Unternehmen im Alltag vertreten, etwa Verträge abschließen, Waren bestellen oder Bankgeschäfte anstoßen.
- Betroffen sind alle, die einem Mitarbeiter Prokura geben oder sie wieder löschen lassen wollen; die Anmeldung läuft über das Handelsregister.
- Melden Sie die Prokura sofort beim Notar an und reichen Sie die Unterlagen elektronisch ein.
- Der wichtigste Hebel ist eine saubere Beglaubigung durch den Notar mit den richtigen Unterschriften und vollständigen Angaben.
- Gelingt die Eintragung, ist die Prokura nach außen klar sichtbar und die spätere Löschung wird leichter durchsetzbar.
Muss die Anmeldung der Prokura notarisch beglaubigt werden?
Der Beschluss über die Prokura-Erteilung liegt unterschrieben auf dem Tisch. Im Innenverhältnis darf der neue Prokurist bereits handeln – doch damit ist es noch nicht getan. § 53 Abs. 1 HGB verpflichtet Sie als Inhaber des Handelsgeschäfts, die Erteilung der Prokura zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.
Dasselbe gilt, wenn die Prokura erlischt (§ 53 Abs. 2 HGB). Die Anmeldung selbst muss nach § 12 Abs. 1 HGB elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden. Die öffentliche Beglaubigung der Unterschrift erfolgt regelmäßig durch einen Notar, der die elektronische Einreichung übernimmt.
Wichtig: Die Eintragung ist deklaratorisch. Die Prokura wirkt auch ohne sie. Aber erst mit der Eintragung greift der Publizitätsschutz des § 15 HGB – und der ist entscheidend, vor allem beim Erlöschen. Solange das Erlöschen nicht eingetragen ist, kann sich ein gutgläubiger Dritter weiter auf die Prokura berufen. Der ehemalige Prokurist kann die Gesellschaft also wirksam verpflichten.
„(1) Solange eine in das Handelsregister einzutragende Tatsache nicht eingetragen und bekanntgemacht ist, kann sie von demjenigen, in dessen Angelegenheiten sie einzutragen war, einem Dritten nicht entgegengesetzt werden, es sei denn, dass sie diesem bekannt war.“ (§ 15 Abs. 1 HGB),