Handelsregisteranmeldung scheitert: Auslands-Online-Beglaubigung reicht nicht

Gilt die Online-Beglaubigung für Handelsregisteranmeldungen?

Gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1, 2 HGB sowie den detaillierten Vorgaben des Beurkundungsgesetzes und der Bundesnotarordnung müssen Anmeldungen zum Handelsregister zwingend öffentlich beglaubigt sein. Die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Online-Verfahren setzt nach dem deutschen Recht unabdingbar die Nutzung der offiziellen Videokommunikationsplattform der Bundesnotarkammer voraus. Das bedeutet konkret: Es reicht keine einfache digitale Unterschrift oder ein Scan, sondern es muss ein spezielles, staatlich zertifiziertes Verfahren genutzt werden, das die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei beweist. Dabei ist ein strenges, zweistufiges Identifizierungsverfahren mit dem Vertrauensniveau „hoch“ vorgeschrieben. Zusätzlich verlangt der Gesetzgeber einen technischen Abgleich mittels eines ausgelesenen elektronischen Lichtbilds, um höchste Sicherheit zu gewährleisten.

Wie strikt diese formalen Vorgaben in der Praxis gehandhabt werden, spürte der Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, als er eine schlichte Änderung der inländischen Geschäftsanschrift in das Handelsregister eintragen lassen wollte. Er entschied sich für den digitalen Weg und ließ seine qualifizierte elektronische Signatur von einem österreichischen Notar, Mag. H., im Online-Verfahren beglaubigen. Die optische und akustische Zweiweg-Verbindung reichte dem Registergericht jedoch nicht aus. Es wies die Anmeldung komplett zurück, da die nationalen Formvorschriften nicht gewahrt seien.

Wer für eine Handelsregisteranmeldung einen ausländischen Online-Notar nutzt, muss damit rechnen, dass das Registergericht die Anmeldung vollständig zurückweist. Ein anschließender Gerichtsweg ist aussichtslos und kostet nur Zeit und Geld – die Eintragung verzögert sich um Monate.