Grundbuchamt scheitert: Elektronische Beglaubigung ersetzt Dienstsiegel

Wann genügt elektronische Beglaubigung?

Erklärungen, die durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachzuweisen sind, können im Rechtsverkehr als elektronisches Dokument übermittelt werden. Eine öffentlich beglaubigte Urkunde ist ein Dokument, bei dem ein Notar die Echtheit einer Unterschrift bestätigt – er prüft die Identität des Unterzeichners und versieht das Dokument mit seinem Siegel und seiner Unterschrift. Grundlage hierfür ist der § 137 Abs. 1 S. 1 GBO. Dabei muss das jeweilige Dokument mit einem einfachen elektronischen Zeugnis nach dem Beurkundungsgesetz (§ 39a BeurkG) versehen sein. Für die wirksame elektronische Form erfordert der Gesetzgeber eine qualifizierte elektronische Signatur sowie die formelle Bestätigung der Notareigenschaft.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist das digitale Pendant zu Unterschrift und Stempel: Der Notar nutzt eine persönliche Chipkarte mit PIN, die von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter stammt. Das Gesetz stellt dieses Verfahren der handschriftlichen Unterschrift samt Dienstsiegel vollständig gleich.

Ein Beschluss des Oberlandesgerichts Braunschweig aus dem Jahr 2026 zeigt sehr anschaulich, wie diese Vorgaben im Alltag umgesetzt werden. Zwei Eigentümer eines Grundstücks stritten mit dem örtlichen Grundbuchamt um die Akzeptanz eines digital signierten Antrags – und gewannen in letzter Instanz. Zuvor hatten die Immobilienbesitzer einen eigenhändig unterschriebenen Antrag auf Löschung elektronisch bei der zuständigen Behörde eingereicht. Die beauftragte Notarin versah das eingescannte Dokument dabei mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur über eine spezielle Signaturkarte. Zusätzlich reichte sie ein weiteres qualifiziert signiertes Begleitdokument ein, welches amtlich bestätigte, dass die elektronische Abschrift inhaltlich exakt mit der ursprünglichen Papierurkunde übereinstimmt.