Schluss mit dem monatlichen Papier-Lohnzettel im Briefkasten oder direkt in der Hand? Ein wegweisendes Urteil des Bundesarbeitsgerichts erlaubt Arbeitgebern nun, Gehaltsabrechnungen ausschließlich digital bereitzustellen – eine Entscheidung, die den Trend zur Digitalisierung in der Arbeitswelt weiter beschleunigt. Doch was bedeutet das konkret für Millionen Beschäftigte in Deutschland, insbesondere für diejenigen ohne privaten Computer oder Internetzugang?
Das Wichtigste: Kurz & knapp
BAG-Urteil zur Digitalen Gehaltsabrechnung – Das Wichtigste:
- Digitale Form erlaubt: Arbeitgeber dürfen Gehaltsabrechnungen ausschließlich elektronisch (z.B. über ein Mitarbeiterportal) bereitstellen.
- Kein Anspruch auf Papier: Ein generelles Recht des Arbeitnehmers auf eine Abrechnung in Papierform besteht nicht mehr.
- „Textform“ genügt: Die digitale Bereitstellung erfüllt die gesetzliche Anforderung der „Textform“ (§ 108 GewO).
- Zugangspflicht für Alle: Entscheidend ist: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass auch Mitarbeiter ohne privaten PC/Internetzugang die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken können.
- Holschuld: Der Arbeitnehmer muss die digital bereitgestellte Abrechnung selbst abrufen; der Arbeitgeber muss sie nicht nach Hause senden.
Der digitale Wandel erreicht die Lohnabrechnung
Die Digitalisierung verändert unseren Alltag und macht auch vor dem Arbeitsplatz nicht halt. Immer mehr Prozesse werden von Papier auf digitale Formate umgestellt. Eine zentrale Frage dabei war lange: Gilt das auch für die monatliche Gehaltsabrechnung, ein wichtiges Dokument für jeden Arbeitnehmer? Das Bundesarbeitsgericht (BAG), Deutschlands höchstes Gericht für Arbeitsfragen, hat dazu am 28. Januar 2025 eine Grundsatzentscheidung getroffen (Aktenzeichen: 9 AZR 487/24). Im Kern urteilten die Richter: Ja, Arbeitgeber dürfen Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch nur noch elektronisch, zum Beispiel über ein Online-Mitarbeiterportal, zur Verfügung stellen. Ein genereller Anspruch auf eine Abrechnung in Papierform besteht nicht mehr. Dieses Urteil hat weitreichende Folgen für Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen und wirft viele Fragen auf, die wir in diesem Artikel beantworten möchten.
Der Fall Edeka: Ein Streit um Papier und Pixel
Auslöser für die höchstrichterliche Entscheidung war die Klage einer Verkäuferin der Supermarktkette Edeka aus Niedersachsen. Ihr Arbeitgeber hatte, wie viele andere große Unternehmen auch, auf digitale Prozesse umgestellt.
Worum ging es genau?
Die Edeka-Gruppe, ein Unternehmen mit über 410.000 Beschäftigten, hatte im Jahr 2021 auf Basis einer Konzernbetriebsvereinbarung ein digitales Mitarbeiterportal eingeführt. Eine solche Vereinbarung ist ein Vertrag zwischen der Unternehmensleitung und dem Konzernbetriebsrat, der Regeln für alle oder mehrere Betriebe des Konzerns festlegt. Ab März 2022 stellte Edeka die monatlichen Gehaltsabrechnungen ausschließlich in diesem passwortgeschützten Online-Portal zur Verfügung. Die Papierform wurde abgeschafft. Die betroffene Verkäuferin war damit nicht einverstanden. Sie bestand weiterhin auf einer gedruckten Gehaltsabrechnung, wie sie es jahrelang gewohnt war. Ihr Hauptargument: Sie habe der elektronischen Übermittlung ihrer Daten und der Nutzung des Portals für diesen Zweck niemals zugestimmt. Sie fühlte sich übergangen und zog vor Gericht.
Der Weg durch die Instanzen
Zunächst hatte die Verkäuferin Erfolg….