Reisekostenabrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags, vor allem für Arbeitnehmer. Es kommt in der gängigen Praxis nicht selten vor, dass ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers auf eine Geschäftsreise gehen muss. Dementsprechend entstehen Reisekosten, die bei dem Arbeitgeber als Reisekosten abgerechnet werden können. Die Reisekostenabrechnung bedarf jedoch einer großen Sorgfalt und nicht jeder Arbeitnehmer weiß genau, welche Reisekosten überhaupt abgerechnet werden können und welche Rahmenkriterien im Zusammenhang mit den Kosten beachtet werden müssen. Zu den Reisekosten des Arbeitnehmers gehören etwa alle Aufwendungen, die ihm unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu zählen Fahrtkosten und Fahrtnebenkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und weitere Reisenebenkosten.
Der Gesetzgeber definiert im deutschen Steuerrecht die Reisekosten als diejenigen finanziellen Aufwendungen, welche aufgrund von beruflich erforderlichen Reisen des Arbeitnehmers anfallen.
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Die gesetzlich anerkannten Reisekosten im Überblick
die Fahrtkosten des Arbeitnehmers
die Mehraufwendungen für die Verpflegung des Arbeitnehmers
die eventuell anfallenden Übernachtungskosten des Arbeitnehmers
die weitergehenden Nebenkosten der Reise.
In vielen Fällen gibt es keine 1:1 Erstattung für den Verpflegungsmehraufwand. Sollte dies der Fall sein, so werden für gewöhnlich Pauschalbeträge seitens des Arbeitgebers abgerechnet, durch welche der Arbeitnehmer seine Kosten für die Verpflegung abdecken kann. Dies setzt allerdings zwingend die sogenannte Auswärtstätigkeit von dem Arbeitnehmer voraus. Als Auswärtstätigkeit wird eben jene Tätigkeit angesehen, welche nicht an dem üblichen Arbeitsort des Arbeitnehmers verrichtet wird.
Die entstehenden Fahrtkosten zu Unternehmensniederlassungen gelten als Sonderregelung. Diese Kosten dürfen von dem Arbeitnehmer für gewöhnlich nur dann mit dem Arbeitgeber abgerechnet werd[…]